Geldwäschegesetz: Darauf müssen Sie als Immobilienmakler achten

Aktueller Stand: Was hat sich geändert?

Das Schweizer Geldwäschereigesetz (GwG) wurde mit der Revision zur Unterstellung von Beratern und dem neuen Transparenzregister (TJPG) angepasst. Für Schweizer Immobilienmakler sind folgende Punkte zentral:

• Makler und Transaktionsbegleiter gelten als „Beraterinnen und Berater“ (Art. 2 Abs. 3bis GwG), wenn sie berufs- und gewerbsmässig handeln.
• Freistellungen greifen bei Geschäften unter CHF 5 Mio. (sofern über regulierte Banken abgewickelt) sowie bei selbstgenutztem Wohneigentum.
• Verdachtsmeldungen erfolgen elektronisch an die Meldestelle für Geldwäscherei (MROS) beim fedpol. Bei Meldung gilt eine Vermögenssperre von bis zu 5 Arbeitstagen sowie das Tipping-off-Verbot.

Was ist Geldwäscherei?

Bei der Geldwäscherei werden illegal erworbene Gelder in den legalen Wirtschaftskreislauf eingespeist, um ihre wahre Herkunft zu verschleiern. Dies geschieht durch Transaktionen, die die Herkunft des Geldes tarnen und es in legale Vermögenswerte wie Immobilien umwandeln. Gemäss Schätzungen von UNODC und FATF werden jährlich etwa 2 bis 5 % des globalen Bruttoinlandsprodukts gewaschen.

Welche Bedeutung hat das Geldwäschereigesetz (GwG) für Immobilienmakler?

Immobilienmakler arbeiten mit Transaktionen grosser Summen. Dies macht ihr Geschäftsfeld attraktiv für das Verschleiern der illegalen Herkunft von Geldern durch den Kauf oder Verkauf von Immobilien. Immobilienmakler laufen daher Gefahr, unabsichtlich in Geldwäscheaktivitäten verwickelt zu werden. Sie spielen daher eine verantwortungsvolle Rolle bei der Geldwäscheprävention.

Das Geldwäschereigesetz (GwG) verpflichtet unterstellte Berater und Makler zur Einhaltung von Sorgfaltspflichten. Dazu gehören die zweifelsfreie Identifizierung der Kunden, die Feststellung der wirtschaftlich berechtigten Person sowie die Abklärung der Herkunft des Kapitals bei erhöhten Risiken. Sofern ein begründeter Verdacht besteht, müssen Transaktionen unverzüglich der MROS gemeldet werden.

Nehmen Sie als Makler das GwG nicht auf die leichte Schulter: Bei Unterstellung unter das Gesetz müssen Sorgfaltspflichten strikt eingehalten werden, um aufsichtsrechtliche und strafrechtliche Konsequenzen zu vermeiden.

Als Unternehmensgründer sollten Sie sich daher unbedingt proaktiv mit den Bestimmungen des Gesetzes auseinandersetzen. Die Verpflichtungen umfassen sowohl die regelmässige Schulung Ihrer Mitarbeitenden als auch die Implementierung interner Kontrollsysteme.

Welche Pflichten haben Immobilienmakler nach dem GwG?

Die Pflichten lassen sich in mehrere Bausteine einteilen. Sie greifen risikoorientiert. Das heisst: Je höher das Risiko, desto genauer müssen Sie prüfen.

1. Risikomanagement einführen: Erstellen Sie eine Risikoanalyse und legen Sie interne Sicherungsmassnahmen fest.
2. Vertragsparteien identifizieren: Prüfen Sie Käufer, Verkäufer und gegebenenfalls auftretende Personen.
3. Wirtschaftlich Berechtigte klären: Bei Unternehmen müssen Sie nachvollziehen, welche natürlichen Personen dahinterstehen.
4. Daten dokumentieren und aufbewahren: Halten Sie Prüfschritte, Ergebnisse und Belege nachvollziehbar fest.
5. Mitarbeitende unterrichten: Schulen Sie Ihr Team zu Risiken, Pflichten und internen Abläufen.
6. Verdachtsfälle melden: Erstatten Sie unverzüglich Meldung an die MROS (Meldestelle für Geldwäscherei), wenn begründeter Verdacht auf Geldwäscherei oder Terrorismusfinanzierung vorliegt.

Risikomanagement: Risikoanalyse und interne Sicherungsmassnahmen

Ein wirksames Risikomanagement ist die Basis. Dazu gehören eine dokumentierte Risikoanalyse und interne Regeln, mit denen Sie Risiken steuern und senken.

In der Risikoanalyse bewerten Sie zum Beispiel, welche Kundengruppen, Herkunftsländer, Zahlungswege, Liegenschaftsarten oder Geschäftsmodelle in Ihrem Unternehmen besondere Aufmerksamkeit brauchen. Diese Analyse sollten Sie regelmässig prüfen und bei Bedarf aktualisieren.

Interne Sicherungsmassnahmen legen fest, wie Ihr Team in der Praxis vorgeht. Dazu zählen Prüfschritte, Dokumentation und Schulungen. Unterstellte Berater und Makler müssen sich zudem einer anerkannten Selbstregulierungsorganisation (SRO) wie SVIT, PolyReg oder VQF anschliessen (Art. 14 GwG), deren Reglemente die konkreten Pflichten vorschreiben.

Kundenidentifikation: Wen müssen Sie prüfen?

Sofern keine gesetzliche Freistellung greift, müssen Sie die Vertragsparteien identifizieren. Dazu gehören natürliche Personen, juristische Personen und Personengesellschaften.

Bei natürlichen Personen erfassen Sie unter anderem:

• Vor- und Nachname
• Geburtsdatum sowie Heimatort/Bürgerort (oder Geburtsort bei ausländischen Dokumenten)
• Staatsangehörigkeit
• Wohnanschrift
• Ausweisdokument oder ein anderes zugelassenes Identifizierungsverfahren

Bei juristischen Personen und Personengesellschaften erfassen Sie unter anderem:

• Firma, Name oder Bezeichnung
• Rechtsform
• Unternehmens-Identifikationsnummer (UID), falls vorhanden
• Sitz oder Hauptniederlassung
• Namen der gesetzlichen Vertretung
• Eigentums- und Kontrollstruktur

Eine reine Ausweiskopie per E-Mail reicht in der Regel nicht aus. Die Identität muss mit einem zugelassenen Verfahren geprüft werden. Bestehen Zweifel an bereits erhobenen Daten, müssen Sie erneut prüfen.

Wirtschaftlich Berechtigte und Transparenzregister

Bei Unternehmen reicht es nicht, nur die Geschäftsführung zu erfassen. Sie müssen klären, welche natürliche Person wirtschaftlich hinter dem Geschäft steht oder es kontrolliert. Diese Person ist der wirtschaftlich Berechtigte.

Das eidgenössische Transparenzregister dient der Ermittlung der wirtschaftlich Berechtigten (natürliche Personen mit mind. 25 % Kapital/Stimmrechten oder tatsächlicher Kontrolle). Die Angaben aus dem Register müssen stets mit den Kundenauskünften abgeglichen werden.

Prüfen Sie ausserdem risikoorientiert, ob Vertragsparteien oder wirtschaftlich Berechtigte politisch exponierte Personen sind. Dazu zählen auch bestimmte Familienmitglieder und bekanntermassen nahestehende Personen.

Operative Pflichten bei der Vermittlung

Regelung von Barzahlungen und Sachwerten

In der Schweiz existiert kein allgemeines Barzahlungsverbot für Immobilienkäufe. Allerdings gilt für gewerbsmässige Händler (Art. 8a GwG): Der frühere Schwellenwert von CHF 100’000 wurde für Immobiliengeschäfte aufgehoben. Wer gewerblich mit Immobilien handelt, unterliegt bei Entgegennahme von Barzahlungen ab CHF 0 den vollen Prüf- und Identifizierungspflichten.

Unklare Zahlungswege, ungewöhnliche Mittelherkunft oder Bargeldtransaktionen ohne plausiblen wirtschaftlichen Hintergrund bleiben für Makler zentrale Risikofaktoren und Warnsignale.

Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten

Dokumentieren Sie alle relevanten Prüfschritte nachvollziehbar. Dazu gehören Identifizierungsdaten, Kopien oder digitale Erfassungen zulässiger Nachweise, Informationen zu wirtschaftlich Berechtigten, Risikobewertungen, Ergebnisse der Prüfung und die Begründung, warum ein Sachverhalt gemeldet oder nicht gemeldet wurde.

Sämtliche KYC-Unterlagen, Risikoanalysen und Transaktionsbelege müssen in der Schweiz für mindestens 10 Jahre revisionssicher aufbewahrt werden (Art. 7 GwG). Die Frist beginnt nach Beendigung der Geschäftsbeziehung oder dem Abschluss der Transaktion.

Schulungen und klare Abläufe im Team

Geldwäschereiprävention funktioniert nur, wenn alle Beteiligten die Regeln kennen. Unterrichten Sie Mitarbeitende regelmässig über typische Risiken, aktuelle Methoden, interne Abläufe, Datenschutz und Meldepflichten.

Gerade bei neu gegründeten Maklerunternehmen lohnt es sich, diese Prozesse direkt mitzudenken: Wer früh klare Regeln schafft, spart später Zeit und senkt das Risiko von Fehlern.

Verdachtsmeldung: Wann müssen Sie die MROS informieren?

Wenn ein begründeter Verdacht besteht, dass Vermögenswerte aus einem Verbrechen oder einem qualifizierten Steuervergehen stammen, müssen Sie unverzüglich die Meldestelle für Geldwäscherei (MROS) beim Bundesamt für Polizei (fedpol) gemäss Art. 9 GwG informieren.

Mit Abgabe der Verdachtsmeldung an die MROS gilt gesetzlich eine Vermögenssperre von bis zu fünf Arbeitstagen (Art. 10 GwG). Die Übermittlung erfolgt technisch über die goAML-Plattform der MROS.

Wichtig: Es gilt ein absolutes Informationsverbot (Tipping-off-Verbot, Art. 10a GwG). Sie dürfen weder den Kunden noch Dritte über eine erstattete oder beabsichtigte Meldung informieren.

Welche Folgen drohen bei Verstössen?

Bevor interne Abläufe finalisiert werden, muss ein Schweizer Maklerbetrieb zwingend prüfen, ob er der Unterstellung als Berater (Art. 2 Abs. 3bis GwG) oder Händler (Art. 8a GwG) unterliegt.

Ist dies der Fall, ist der Beitritt zu einer behördlich anerkannten Selbstregulierungsorganisation (SRO) (z. B. SRO SVIT, PolyReg oder VQF) gesetzliche Voraussetzung für die operative Geschäftstätigkeit. Die internen Weisungen müssen sich nach dem Reglement dieser SRO richten.

Verstösse gegen das GwG oder Reglemente der SRO können zu aufsichtsrechtlichen Sanktionen, SRO-Ausschluss sowie Bussen und strafrechtlichen Konsequenzen führen. Lassen Sie rechtlich unklare Einzelfälle frühzeitig prüfen.

Davon zu trennen sind strafrechtliche Risiken. Diese können entstehen, wenn eigenes Verhalten den Verdacht einer Straftat begründet. Lassen Sie kritische Einzelfälle deshalb rechtlich prüfen.

GwG-Angaben step-by-step sauber dokumentieren

GwG-Angaben lassen sich über eine gute Immobiliensoftware perfekt abbilden. onOffice enterprise bietet Ihnen strukturierte Möglichkeiten, GwG-relevante Angaben in Ihrer Adressverwaltung zu erfassen und Prozesse in Ihrem Team einfacher abzubilden.

Für Angaben zum Geldwäschegesetz gibt es in onOffice enterprise eine eigene Kategorie. Dort lassen sich relevante Felder anlegen und pflegen, zum Beispiel Daten aus Ausweisdokumenten oder Angaben zu wirtschaftlich Berechtigten.

Step 1: Kategorie mit Feldern aktivieren

Ist die Kategorie zum GwG bei Ihnen noch nicht freigeschaltet, können Sie diese in der Administration aktivieren.

Gehen Sie dafür zu Extras > Einstellungen > Administration > Reiter: Einstellungen. Wählen Sie im Dropdown-Menü Modul die Adressverwaltung. Öffnen Sie rechts über den Stift den Karteireiter, auf dem Sie die Kategorie platzieren möchten. Unten in der Mitte können Sie über das Dropdown-Menü neue Kategorien hinzufügen. Wählen Sie die Kategorie Geldwäsche-Gesetz. Über Neu anlegen wird die Kategorie auf dem Karteireiter platziert.

Step 2: Adressvervollständigung

Mit der Adressvervollständigung senden Sie Ihren Kunden ein Online-Formular. Dort können fehlende Daten ergänzt werden. Aktivieren Sie dafür die benötigten Geldwäschereigesetz-Felder unter Extras > Einstellungen > Administration > Reiter: Eingabefelder, Modul: Adressverwaltung; Kategorie: Geldwäsche-Gesetz. Für die Adressvervollständigung setzen Sie das Häkchen in der Spalte AV.

Sobald die Felder aktiv sind, erscheinen im Pop-up für die Adressvervollständigung unter Weitere Aktionen > Adressvervollständigung zwei Modi: Adresse mit GWG und Adresse mit Suchkriterien und GWG. Die Abfrage lässt sich ausserdem per Makro in individuelle Vorlagen integrieren.

Bitte beachten Sie: Kundeneingaben ersetzen nicht Ihre Prüfung. Sie müssen Angaben weiterhin verifizieren und Ihre Bewertung dokumentieren.

Step 3: Abfrage des Geldwäschereigesetzes über Makro

Die Abfrage der Felder zum Geldwäschereigesetz lässt sich ausserdem per Makro in Ihre individuellen Vorlagen integrieren.

Das Makro ist modular aufgebaut: _Adr_Vervollstaendigung(x,y,z)

• x = “Adresse mit GWG” oder “Adresse/Suchkriterien mit GWG” bezeichnet die beiden neuen Modi.
• y = “neu” oder “alt” bezeichnet, ob nur neue Suchkriterien angelegt oder auch bestehende bearbeitet werden können.
• z = “html” oder “txt” bezeichnet das Format. Die Angabe “html” gibt den Link zum Online-Formular als Hyperlink aus. Dieser Parameter ist optional.

Das Makro verfügt über weitere Parameter, mit denen Sie die Ausgabe des Formulars beim Empfänger steuern können. Eine ausführliche Erläuterung der Parameter finden Sie in der Online Hilfe.

Fazit: Gute Prozesse zahlen sich aus

Das Geldwäschereigesetz (GwG) ist für Schweizer Immobilienmakler bei unterstellten Mandaten ein zentrales Compliance-Thema. Wer SRO-Anschluss, Risikoanalyse, Identifikation, Dokumentation und Meldewege ordnungsgemäss strukturiert, schützt den eigenen Betrieb und sichert reibungslose Abläufe.

Mit onOffice enterprise halten Sie GwG-relevante Informationen strukturiert fest und schaffen klare Abläufe für Ihr Team. So bleiben wichtige Angaben nachvollziehbar und Sie sind für Prüfungen besser vorbereitet.

Hinweis: Dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung.