Gestion des contacts pour les agents immobiliers
Une bonne gestion des contacts est essentielle ! Avec la gestion des contacts dans onOffice enterprise, vous gardez tout sous contrôle et entretenez vos données en toute simplicité.
Gérer facilement les contacts en ligne
La gestion des contacts de onOffice enterprise va bien au-delà des fonctionnalités d’un CRM immobilier classique : les contacts et les biens immobiliers sont étroitement liés, ce qui permet une documentation sans faille – y compris entre vos contacts. Représentez hiérarchiquement des entreprises, des indivisions successorales ou des clients particuliers : attribuez différentes catégories et visualisez votre réseau de contacts dans une structure arborescente claire.
Vous verrez : votre base de données de contacts se gère presque toute seule.
Avantages de la gestion des contacts
Fini les tâches administratives. Gérez vos contacts rapidement et facilement – vos données sont toujours à portée de main. Profitez de fonctionnalités passionnantes :
Complétion automatique des données de contact
Des informations manquantes ? Laissez vos contacts compléter leurs données via un formulaire en ligne ! C’est simple grâce à un formulaire en ligne envoyé par e-mail. Votre base de données reste ainsi toujours à jour.
Profils de recherche sur mesure
Vos contacts peuvent créer leurs propres profils de recherche. Vous trouverez ainsi le bien idéal pour chaque client. Cela permet une commercialisation plus rapide et une satisfaction accrue des clients.
Envoi facile de mails en série
Envoyez des newsletters, des vœux d’anniversaire ou des messages de fin d’année ? C’est possible avec des e-mails personnalisés. En quelques clics, contactez tous vos clients ou créez vos propres filtres d’adresses.
Une sécurité renforcée
Les formulaires en ligne respectent l’obligation de rétractation : toutes les informations confirmées par le client (comme l’acceptation de la rétractation) sont automatiquement mises à jour dans la base de données.
Gestion efficace des contacts via relations et catégories
La gestion des contacts dans onOffice enterprise offre de nombreuses fonctions et possibilités pour organiser votre gestion des contacts de manière claire et transparente.
Optimiser les workflows
Faites la distinction entre personnes physiques et personnes morales – elles ont des exigences différentes. Adaptez précisément vos processus internes au type de contact, cela simplifie vos procédures.
Catégoriser les contacts
Client particulier ou professionnel, associations, fédérations, communautés de propriétaires ou indivisions successorales – le système dispose de niveaux dédiés. Adaptez les catégories de contacts à vos besoins.
Les hiérarchies apportent de la clarté
Visible en un coup d’œil : les différents niveaux peuvent être représentés dans un diagramme arborescent. Pour une gestion claire des contacts, par ex. pour les entreprises, départements et postes.
Transparence grâce aux liens
Qui est lié à qui et de quelle manière ? Consultez dans l’enregistrement supérieur toutes les activités des enregistrements subordonnés. Vous êtes ainsi toujours à jour et parfaitement informé.
Étape par étape : voici comment fonctionne la gestion des contacts avec onOffice enterprise
En quelques étapes vers une gestion structurée des contacts
1. Créer des contacts
Créez de nouveaux enregistrements de contact via l’icône plus ou directement depuis un e-mail.
2. Structurer les enregistrements
Enregistrez toutes les informations de contact importantes et complétez progressivement d’autres détails.
3. Lier relations et contacts
Reliez les contacts entre eux, ajoutez des sous-contacts et représentez clairement les relations.
4. Compléter l’enregistrement
Entretenez continuellement votre base de données, ajoutez les informations manquantes et déposez les documents importants directement dans l’enregistrement.
5. Créer des profils de recherche
Créez des profils de recherche individuels pour vos contacts et laissez les biens immobiliers correspondants être attribués automatiquement.
6. Gérer les contacts
Dans l’onglet « Activités », gardez un œil sur toutes les interactions – des e-mails aux appels téléphoniques jusqu’aux rendez-vous.
Tester gratuitement la gestion des contacts
Essayez onOffice enterprise gratuitement et sans engagement – avec toutes les fonctions incluses – et découvrez à quel point la gestion des contacts peut être simple.
Voici comment gérer vos contacts dans la gestion des contacts
Toutes les informations à portée de main – actuelles et transparentes
Dans votre enregistrement de contact, vous trouverez tout ce qu’il faut, par ex. des informations importantes telles que l’adresse, le numéro de téléphone ou l’adresse e-mail de votre client. Ajoutez une image et attribuez une catégorie de contact : client particulier, entreprise ou indivision successorale. Associez également dans les sous-onglets les biens immobiliers correspondants ou d’autres contacts pour encore moins de clics et plus de transparence.
Que peut encore faire la gestion des contacts ?
Configurez vos vues de manière totalement individuelle ou ajoutez des onglets selon vos besoins. Créez des demandes de recherche pour les clients potentiels ou utilisez la complétion automatique des données de contact. Grâce à la liaison des contacts, vous voyez les relations hiérarchiques entre vos contacts dans un diagramme arborescent clair. Gérez vos contacts facilement dans le respect du RGPD et laissez le système travailler pour vous grâce aux automatisations.
Le travail d’équipe fait la différence
Tous les collaborateurs de votre équipe peuvent consulter facilement la gestion des contacts ainsi que les données enregistrées. Grâce aux activités automatiquement sauvegardées, toute la communication client précédente est compréhensible pour chacun. Via les droits dans les paramètres utilisateur, vous définissez quels collaborateurs peuvent voir ou modifier quelles données.
Inclus dans quelles versions ?
La gestion des adresses de onOffice enterprise est incluse dans les trois versions suivantes :
- onOffice enterprise essential
- onOffice enterprise premium
- onOffice enterprise expert
Vidéos de formation sur la gestion des contacts dans la gestion des contacts
Nous vous montrons comment créer et configurer vos contacts avec notre gestion des contacts, établir des hiérarchies et représenter des relations entre contacts – très facilement et sans grand effort.
Vidéo de formation : Notions de base – Créer et gérer des adresses
Représenter les hiérarchies d'adresses
Voici ce que nos clients disent de la gestion des contacts
Grâce à onOffice enterprise, les conseillers de Pflugfelder peuvent se concentrer sur ce qui fait leur force : un accompagnement compétent et personnalisé, et l’entretien de relations commerciales durables. Pflugfelder utilise la gestion des contacts de onOffice enterprise, où toutes les activités sont enregistrées et documentées – les échanges avec les clients deviennent ainsi transparents et surtout globaux.
Sascha Braun, Gérant, Pflugfelder Immobilien Treuhand GmbH
Logiciel pour agents immobiliers avec plus de 50 fonctionnalités
Découvrez toutes les fonctionnalités supplémentaires que onOffice enterprise a à vous offrir !
FAQ sur la gestion des contacts
Nous répondons aux questions fréquemment posées sur la gestion des adresses.
Avec la gestion des contacts, vous gérez tous vos contacts et leurs données. Complétez vos enregistrements avec toutes les informations pertinentes, liez les biens immobiliers, ou créez des profils de recherche. Établissez également des relations entre contacts, pour représenter par exemple des groupes, des entreprises ou des hiérarchies complètes. Utilisez la gestion des contacts comme vous le souhaitez.
Oui, vous pouvez importer des données dans la gestion des contacts de onOffice. Nous avons un service dédié à la migration des données. Le type de données dépend de votre ancien fournisseur. En général, les contacts et biens sont importés via les interfaces CSV / OpenImmo.
Votre interlocuteur commercial vous conseillera.
Bien sûr – vos données sont notre priorité. onOffice accorde une grande importance à la sécurité des données et utilise des technologies de cryptage modernes pour les protéger contre tout accès non autorisé.
Oui, avec onOffice enterprise, vous respectez facilement vos obligations RGPD. Collectez les consentements des clients potentiels et suivez qui a accepté ou refusé l’enregistrement – grâce à l’assistant de consentement, même de manière automatique. Des widgets sur votre dashboard vous montrent en un coup d’œil s’il y a un besoin d’action. Si oui, les données peuvent être supprimées en quelques clics. Les délais de conservation sont également pris en compte par le système.
Chaque utilisateur auquel vous attribuez le droit d’accès. Tous les collaborateurs autorisés peuvent accéder à la gestion des contacts et aux données enregistrées. Attribuez par exemple des droits différenciés selon les groupes ou postes, et décidez si vos collaborateurs peuvent uniquement voir ou aussi modifier les données.
Oui ! Grâce aux activités automatiquement enregistrées, toutes les communications client sont visibles par les utilisateurs autorisés. Cela garantit une transparence totale dans l’équipe.
C’est également possible – directement dans vos enregistrements de contact. Il existe pour cela un onglet supplémentaire « Relations », via lequel vous pouvez relier vos contacts entre eux. Représentez ainsi très facilement des liens familiaux, des communautés, des relations de travail et bien plus encore. Les hiérarchies de contacts peuvent être représentées clairement via un diagramme arborescent.
Oui. Grâce au contrôle des doublons dans onOffice enterprise, vous identifiez très facilement les contacts créés en double ou les mêmes coordonnées dans différents enregistrements.
Bien sûr ! Utilisez les catégories déjà existantes, comme client potentiel, propriétaire, architecte, notaire et bien d’autres. Ou créez vos propres types de contacts – exactement selon vos besoins.
Fonctions adaptées à la gestion des contacts
Ces fonctions complètent parfaitement votre gestion des contacts
Gestion des e-mails
Enregistre de manière traçable l’ensemble du trafic e-mail dans le Maklerbuch.
Gestion des tâches
La liste de tâches pratique pour un travail efficace et une planification structurée.
Calendrier
Avec cet outil fiable de gestion du temps, gardez tous les rendez-vous sous contrôle.
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