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Organisation

Service ist nur so gut, wie die Organisation dahinter. Schlanke Arbeitsabläufe, ein schneller Informationsaustausch und klare Verantwortlichkeiten wirken nach innen und außen. Viele unterschiedliche Tools unterstützen Sie, Ihre Arbeit zu optimieren. Mit onOffice haben Sie Ihre Arbeitsorganisation im Griff.

Navigation: Dashboard - Kalender - AufgabenProjekte - ArbeitszeiterfassungGruppen - Intranet

Dashboard

Der perfekte Überblick

Das Dashboard ist die individualisierbare Startseite Ihrer onOffice Software. Platzieren Sie nach Belieben verschiedene Widgets, die Ihnen Auskunft geben über aktuelle Termine, Wiedervorlagen, anstehende Aufgaben, ungelesene E-Mails, Statistiken und vieles mehr. Damit haben Sie auf einen Blick alle Informationen, die Sie für den Start in den Tag benötigen.

  • Frei konfigurierbares Dashboard
  • Individualisierbare Widgets für detaillierte Einblicke
  • Spezial-Widgets z. B. für DSGVO oder Anfragenmanager
  • Konfigurierbare Reiter für weitere Ansichten
  • Dashboard-Konfiguration an andere User weitergeben

Kalender

Mit umfangreichen Kalenderfunktionen den Alltag optimieren

Die onOffice Terminverwaltung ist weit mehr als ein einfacher Kalender. Das große Funktionsspektrum machen den Kalender zum idealen Begleiter für den beruflichen Alltag. Alle Termine werden im Maklerbuch dokumentiert und weitere Automatismen, wie die Terminbestätigung mit Zusage-Funktion, Erinnerungen oder die Terminnachbereitung übernehmen zuverlässig wichtige Aufgaben.

  • Übersichtlicher Kalender mit verschiedenen Ansichten und konfigurierbaren Farben
  • ReadyToMeet für reibungslose Web-Meetings
  • Automatische Terminbestätigung mit Zusage-Funktion und Routenplaner
  • Terminerinnerung per Pop-up, E-Mail und/oder SMS
  • Automatische Terminnachbereitung für direktes Kundenfeedback
  • Termin-Slot-Finder findet schnell freie Zeitfenster
  • Dateien anhängen, Serientermine anlegen, Termine exportieren und versenden u. v. m.
  • Nahtlose Integration der onOffice Arbeitszeiterfassung

Aufgaben

Ihre digitale To-do-Liste

Ein Muss für Organisationstalente: Perfektionieren Sie Ihre Unternehmenskommunikation mit einer flexiblen, digitalisierten Aufgabenverwaltung. Das Tagesgeschäft ist geprägt von zahllosen größeren und kleineren Aufgaben. onOffice bietet Maklern die ideale To-do-Liste für effizientes Arbeiten. Mit wenigen Schritten geben Sie klare Anweisungen und informieren sich über den aktuellen Stand der Bearbeitung. Schaffen Sie die Basis für organisiertes und effektives Arbeiten im gesamten Unternehmen.

  • Das Tagesgeschäft organisieren und übersichtlich strukturieren
  • Ideal sowohl für Teams als auch für Einmannbetriebe
  • Dokumentation im Maklerbuch dank Immobilien- und Adressverknüpfung
  • Alle Aufgaben übersichtlich sortierbar nach Art, Deadline, Status, Bearbeiter usw.
  • Ablaufende Deadlines werden visuell hervorgehoben
  • Nahtlose Integration der onOffice Arbeitszeiterfassung und der Projektverwaltung

Projekte

Projekte planen, steuern, kontrollieren

Mit der Projektverwaltung von onOffice fassen Sie Aufgabenpakete in Projekten zusammen und haben damit alle Aktivitäten, den Aufwand und die Kosten im Blick.

Über frei definierbare Projektphasen lassen sich Projekte übersichtlich organisieren und abarbeiten. Sämtliche Aktivitäten, wie E-Mails und Termine, werden im Projekt erfasst. Dadurch wird beispielsweise die Dauer eines Termins zum Aufwand des Gesamtprojekts addiert. Auf diese Weise managen Sie zeitsparend komplexe Projekte und finden in der Projektübersicht immer den aktuellen Bearbeitungsstand.

  • Übersicht aller Aufgaben und Kosten samt Bearbeitungszeit in einem Projekt
  • Erfassung sämtlicher Aktivitäten im Projekt
  • Prioritäten und Status pro Projekt vergeben, um die Arbeit besser zu strukturieren
  • Projektvorlagen für wiederkehrende Projekte
  • Frei definierbare Projektarten und Projektphasen
  • Zentrale Übersicht aller Projekte im Projekt-Board (Kanban)
  • Detaillierte Informationen und Hinweise pro Projekt hinterlegen

Arbeitszeit­erfassung

Zeit erfassen? Bleiben Sie gelassen!

Die systematische Erfassung der Arbeitszeit ist in der EU bei vielen Unternehmen Pflicht. Das Jonglieren mit Arbeitszeiten, Überstunden, Urlaubs- und Krankheitstagen ist Geschichte. Mit der Arbeitszeiterfassung von onOffice hinterlegen Sie einmalig Urlaub und Stundensaldo – den Rest übernimmt das System.

Überstunden werden automatisch erfasst und verrechnet. Mitarbeiter erhalten eine praktische Übersicht über ihre Arbeitszeiten, Urlaubs- und Krankheitstage.

  • Arbeits- und Pausenzeiten vorgeben und übersichtlich verwalten
  • Im Kalender Urlaub kinderleicht genehmigen und Krankheitstage erfassen
  • Automatische Übertrag von Überstunden aus dem Vormonat
  • Integration in Aufgaben, um den Aufwand pro Aufgabe oder Projekt zu ermitteln
  • Optional: Login nur während der Arbeitszeit ermöglichen

Zur Arbeits­zeit­erfassung

Gruppen

Abteilungen und Standorte übersichtlich managen

Je weiter ein Unternehmen wächst, desto umständlicher wird die Verwaltung der einzelnen Benutzer. Benötigt die Buchhaltung andere Vorlagen und Berechtigungen als die Außendienstmitarbeiter, lassen sich einfach Gruppen für beide Abteilungen mit den entsprechenden Rechten erstellen. Mit dem Gruppenmodul managen Sie ganz leicht Einstellungen und Zugriffsrechte in Unternehmen mit mehreren Abteilungen und Büros an verschiedenen Standorten.

  • Mehrere Benutzer gleichzeitig über die Gruppe verwalten
  • Bürogruppen individuelle Rechte und Vorlagen zuweisen
  • Unterschiedliche Immobilienportale pro Gruppe freischalten
  • Mehrere Büros in Regionengruppen zusammenfassen
  • Pro Standort unterschiedliche Impressums- und Kontaktdaten hinterlegen

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Intranet

Mitarbeiter zuverlässig informieren

Das onOffice Intranet ist ein einfaches, aber leistungsstarkes Tool, mit dem Corporate News unternehmensweit verteilt werden können. Wichtige Mitteilungen müssen nicht länger per E-Mail-Verteiler an alle Angestellten versendet werden. Das onOffice Intranet zeigt die Neuigkeiten direkt beim Login. So halten Sie alle Mitarbeiter zuverlässig auf dem Laufenden.

  • Intranet-Mitteilung erscheint als Pop-up direkt beim Login
  • Einbindung von Bildern und Grafiken möglich
  • Dateianhänge hinzufügen, um Dateien zu verteilen
  • News vor Veröffentlichung prüfen mit der Vorschaufunktion
  • Mit Kategorien, Filtern und Suche ein eigenes Wiki für Corporate News erstellen
  • Frei definierbare Zeitspanne für die Anzeige

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